ERP’ye Geçmeden Önce Yapmanız Gerekenler

ERP’ye Geçmeden Önce Yapmanız Gerekenler

ERP projesi, yalnızca bilgi teknolojileri (BT) projesi değildir, şirketinizde gerçekleştireceği değişiklikler ve etkileri düşünüldüğünde, ERP’yi kesinlikle belirli bir stratejik plan dahilinde hayata geçirmeniz gerekmektedir.

ERP sistemine geçmeden önce; bu tür bir sisteme ihtiyacınızın olup olmadığına, kurum kültürü ve insan kaynağınızın böyle bir sistemi yaşatmak için uygun olup olmadığına karar vermelisiniz. Yada ERP Hazırlık Değerlendirmesi (ERP Readiness Assessment) ile ERP için ne kadar hazır olduğunuzu ölçebilirsiniz.

“- Bazı kurumlarda bir ERP yazılımına ihtiyaç duyulmaması, bu sistemlerin gereksizliğinden kaynaklanmamaktadır, ERP’nin kavramsal olarak ne tür değişimleri içerdiğinin tam olarak anlaşılamamasındandır. “

ERP sistemleri, şirketlerdeki geleneksel yapıların sınırlarını aşan sistemlerdir: ERP ile şirkerinizdeki satın alma, üretim planlama, satış, muhasebe ve insan kaynakları fonksiyonlarının tümü departmanlar ve fonksiyonlar arası iş süreçlerinden oluşan bir iş akışında birleşmektedir.

Şirketlerde etkinliğin ve performansın artırılmasının yolu verimli bir tedarik zinciri kurulabilmesi ve ERP yazılımlarının başarılı bir biçimde uygulanabilmesinden geçmektedir. ERP sistemleri direkt olarak, çeviklik ve verimlilikte artış, sağlıklı ve etkin iletişim, çevrim zamanlarını ve işletme maliyetlerini düşürebilmenizi sağlar.

ERP’nin işletmenize, stratejik avantajları sağlayabilmesi için ERP sistemin seçimi ve kurulumundan önce başarılı bir hazırlık dönemi geçirmeniz gerekmektedir.

ERP kullanmaya başlamadan çok önce, belirlenmiş bir yol haritanız olmalıdır; planlanan reorganizasyonlar varsa projeye başlamadan önce mutlaka hızlıca tamamlanmalıdır.

Proje ekibinizi şirketinizde yaşayan süreçleri en iyi bilen, tarifleyebilecek ve insiyatif alabilen kişilerden seçmelisiniz.

Her ne kadar ERP projeleri şirketlere özel uyarlanabilir ve de geliştirilebilir yazılım projeleri olarak kabul görse de, ERP ’nizi başlangıçta gelişmeye açık ancak mutlaka sade ve yalın olarak tasarlamalısınız ve sistemin genel prensiplerinin dışına çıkılmamalısınız. (Öneri)

Birinci dakikada, olmazsa olmazlar dışında ek geliştirmeler ve raporlar kapsama alınmamalı, ilerleyen fazlara bırakılmalıdır. Unutmayın bu proje ile bir uzun süreli bir evliliğe adım atıyorsunuz, bundan sonra da küçük adımlarla ilerleyeceksiniz.

“ Doğru yazılımı seçmek, başarılı bir ERP projesi için ilk adımdır, ikinci adım da etkili bir proje planı yapmaktır.”

Şirketinizde örgütsel değişimi iyi yönetir, süreç, ihtiyaç ve beklentilerinizi doğru tanımlar ve hedeflerinizi küçük tutarsanız ve özelleştirmelerinizi mümkün olduğunca azaltıp, başarı kritelerlerinizi önceden belirleyerek projenize başlarsanız, başarılı olmamanız için hiçbir neden yoktur.

Genellikle başarısızlığın temel nedeni, yeterince hazırlıklı olmamaktan geçer.

Taleplerinizi içeren uygun şartname yapılmaması, farklı farklı sistemlerin doğru irdelenmemesi, profesyonel bir proje planı yapılmaması, projedeki rollerin iyi belirlenmemesi ve deneyimli proje yöneticisinin eksikliği başarısızlığı önceden hazırlayan faktörlerden bazılarıdır.

En başta ERP vizyonunuzun ve ölçülebilir hedeflerin belirlenmesi, proje yöneticisinin çevik, güvenilir ve uzman bir kişi olarak seçilmesi ve proje süresince ve öncesinde daima yazılı iletişim de bulunulması Sözler kaybolur, yazılar kalır.

ERP tedarikçinizin güvenilir, mesleki deneyimi olan ve proje öncesi hazırlıklarını iyi yapmış olması, ERP sisteminize geçişiniz hakkında önceden müşteri ve tedarikçilerinizi bilgilendirmeniz oldukça önemlidir.

Yeni bir sisteme geçiş sırasında, ilk dönemde bazı zorluklar olabilir ve pek çok idari sorunlar ortaya çıkabilir. Bu yüzden müşterilerimiz ve tedarikçilerimiz için durumu açıklığa kavuşturmak önemlidir.

“- ERP projeleri yeniden yapılanma fırsatıdır. Bu fırsatlar mutlaka değerlendirilmelidir.”

ERP’ye geçmeden önce şirketinizdeki birimlerin ve çalışanların sorumlulukları net olarak tarif edilmelidir, yapınız büyüdükçe bu durum daha da karmaşıklaşabilir, aynı çatı altında farklı lokasyonlarda farklı süreçler uygulanabilir, bu farklılıklar da proje süresince ilerlerken karşınıza mutlaka çıkacaktır. Bu durumda süreçlerinizi masaya yatırıp, yeniden yapılandırmalısınız. Ancak bu şekilde düşünmeyip farklı farklı süreçlerin yeni sistemde yaşamasını hedeflerseniz, oldukça maceralı bir ERP projesi süreci sizi bekliyor demektir.

“- Unutmayın, bu sadece danışmanlık şirketinin değil, sizin de projeniz...”

ERP de, şirketinizin esas işlerinden biri konumunda olmalıdır. Eğer projenizin sağlıklı yürümesini istiyor, proje süresinin uzamasını ve yanlış bir kurgu ile ilerlemesini istemiyorsanız tüm sorumluluğu danışmanlık veren ERP tedarikçisi şirketlere bırakmamalısınız.

En baştan itibaren siz de sorumluluğu paylaşmalısınız.