ERP Yaşam Döngüsü

ERP Yaşam Döngüsü

TÜİK verilerine göre ülkemizdeki ERP kullanım oranı %20’ler düzeyindedir. Bu istatistikten de görülebileceği üzere ülkemizdeki ERP farkındalık düzeyi henüz beklenen seviyede değil ve genellikle firmalarımızdaki ERP farkındalığı, canlı kullanıma geçtikten sonra oluşmaya başlamaktadır.

Şirketler canlı kullanıma geçmeden önce, ERP kurulumunun ağırlıklı olarak ERP firması tarafından yürütüleceğinin ve bu yolla da kurumsallaşacaklarının hayalini kuruyorlar. Gerçekte ise sahada bunun tam tersi bir durum cereyan etmekte.

Bu süreç ağırlıklı olarak şirketler tarafından yürütülüyor olduğundan şirketler öncelikle kurum kültürleri ve insan kaynaklarının böyle bir sistemi kurmak ve yaşatmak için uygun olup olmadığına karar vermelidir.

ERP kullanacak olan firmanın proje ekibinin üyeleri doğru seçilmediği sürece projenin başarısı olumsuz etkilenebilir. Bunun için proje ekibi şirketteki güncel süreçleri iyi bilen, projeyi doğru yönlendirecek ve inisiyatif alabilecek kişilerden seçilmelidir.

ERP kurulumunun (Implementasyonun) her aşamasında (Analiz, tasarım, yazılım geliştirme ve test aşamaları) ERP’yi kullanacak olan firmanın proje ekibinden onay alınır. Bu süreçte şirketler öncelikle ERP danışmanlık firmasına iş süreçlerini anlatırlar ve ERP firması ile birlikte süreçlerinin ERP’de nasıl işletileceğine karar verirler, veri girişini nasıl yapıldığını öğrenirler, uygulamaları test ederler ve karşılıklı onaylarla uygulamaları devreye alırlar ve gerekirse de kendi süreçlerini değiştirerek ERP’ye daha yatkın hale getirirler.

Daha sonra şirketin ana verilerinden stok kartları, müşteri - tedarikçi kartları ve açık satış siparişleri gibi verileri yeni sisteme atılır yada kendileri yeni sisteme manuel olarak bu verilerin girişini yaparlar; bu şekilde yeni sistem üzerinde kullanım alışkanlığı da kazanılmış olur. Her şekilde bu süreç ERP kullanacak olan şirkete fayda sağlamış olacaktır.

ERP proje ekibi, tüm safhalarda gerekli olan özeni göstermelidir. Eğer ERP kullanacak firma tarafından gereken özen gösterilmez ve yapılması gerekenler zamanında yapılmazsa kurulum sırasında ERP firması tarafından yapılanların tekrarlanması ve öngörülenden daha fazla danışmanlık veya eğitim alınmasını gerektirecek durumlar ortaya çıkabilir. Sonuç olarak proje süresi baştan öngörülmüş olana göre uzayabilir.

Her ERP firmasının ERP kurulumu için yapılandırdığı kendine ait metodolojisi bulunur. Bu metodolojiler temelde aynı şeyi; ERP kurulumunun başarısını hedeflemektedir.

Projelerdeki başarısızlıklar, genellikle şirketlerin ERP’ye yeterince hazırlıklı olmamasından geçer.

Şirketin taleplerini ve beklentilerini içeren uygun şartname yapılmaması, farklı sistemlerin doğru incelenmemesi, gerçekçi bir proje planı yapılmaması, projedeki rollerin iyi belirlenmemesi, proje ekibinin değişmesi ve proje yöneticisinin deneyim eksikliği başarısızlığı hazırlayan diğer faktörlerden bazılarıdır.

Satın alma sürecinde ise, ERP kullanacak olan firmalar, ERP firmalarından demo gösterimi veya demo kullanımı talep ederler ve sistemi incelerler, daha detaylı incelemek için ise workshop (çalıştay) veya POC (kavramsal ispat) oturumları talep ederler.

Yazılımın haricinde satın alınacak olan danışmanlık, uyarlama, yazılım geliştirme ve proje yönetimi gibi hizmetlerin bedeli için anahtar teslim yada ERP firması tarafından harcanacak fiili çalışma saatlerine göre hesaplanacak (hakediş) şekilde anlaşma yapılır.

Anahtar teslim olarak yapılan projelerde kapsam ve ödenecek toplam bedele yönelik bir taahhüt verilir. Bu tür bir projede projenin kapsamı sözleşmede yer almıyorsa projenin kapanışı sırasında iki taraf için de yönetilmesi zor bir süreç ortaya çıkabilir. O nedenle bu süreci baştan itibaren dikkatli yönetmek gereklidir.

Hakediş usulüne (Time & Material) göre yürütülen proje tipinde ise süre, kapsam veya proje bedeline yönelik herhangi bir taahhüt bulunmaz. Projenin tekliflendirilme aşamasında ERP firması tarafından bir süre öngörüsü belirtilir. Bu süre firmadan firmaya değişkenlik gösterebilir. Bu sürenin firmanın süreçlerinin ve ön hazırlığının enine boyuna incelenmeden, analiz edilmeden %100 doğru olarak tahmin edilmesi beklenemez. Öngörülen proje süresindeki sapmalar, firmanın ERP öncesindeki hazırlık durumuna göre de değişkenlik gösterir.

ERP’ler firmaların proje sırasında uyguladıkları metodolojilerin ışığında her firmaya ve sürece göre uyarlanabilir. Bunun için sürecin standart olarak işletiliyor ve tanımlanabilen bir akışı olması yeterlidir.

ERP kurulumu tamamlandığında, ERP firmasından ek hizmet almak isteniyorsa bunun için destek anlaşması yapılır. Destek anlaşmasına ilişkin hizmet, yerinde veya uzaktan bağlantı yoluyla yapılabilir. Destek anlaşmasının kapsamının dışına çıkılırsa da ek olarak ücretlendirilir. Bu noktada da bakım, destek ve yazılım versiyon güncelleme anlaşmaları arasında yanlış anlaşmalara mahal vermemek için yapılacak sözleşmede bunlar net olarak belirtilmelidir.

Satın alınan yazılım ile ilgili yeni özellik veya yeni işlev eklendiğinde yazılımın yeni versiyonu ERP firması tarafından yayınlanır. Bu versiyonları kullanabilmek için yazılım güncelleme anlaşması yapılması gereklidir. Bu anlaşma ERP satın alma sözleşmesiyle birlikte ilk yıl için zorunludur, daha sonra isteğe bağlı olarak devam ettirilebilir. İhtiyaç olunmayacağı düşünülüyorsa yapılmayabilir. Kiralama modeliyle kullanılan ERP’lerde yazılım güncelleme anlaşması zorunludur ve kiralama ücretine de dahildir.

------

SUBCONTURKEY 20 yıldır şirketlerin dönüşüm dönemlerinde bilgi kaynağı olmaya, dosya konuları ve oluşturduğu işbirlikleri ile vazgeçilmeden takip edilmeye devam ediyor.

Bu vesile ile SUBCONTURKEY in, 20. yılını kutluyor, başarılarının devamını diliyorum.