Dijital Onay

Dijital Onay, Uzaktan Çalışma Düzenini Tamamlayan Kritik Bir Parçadır

Pandeminin etkisinin beklenenden daha uzun sürmesi nedeniyle uzaktan çalışmak artık bir yaşam tarzı haline gelmiş durumda. Artık evlerde devam eden kurumsal onay süreçleri aynı zamanda çalışanlar için de çeviklik anlamına geliyor. Bundan dolayı şirketlerin iş akışlarındaki onay süreçleri ve çeviklik kazanımı için teknoloji kullanımı artmaya başladı.

Geçtiğimiz yıl birçok şirket dijital stratejisini elinden geldiğince hızlı şekilde oluşturmak durumunda kaldı, yeni iş uygulamaları satın alıp, var olan sistemleri ile entegre ettiler ve onay mekanizmalarının kapsamını genişlettiler.

Onay mekanizması, hiyerarşik bir düzende maddi veya idari kriterlere göre kontrollerin yapılarak sürecin talep veya işlev doğrultusunda ilerletilmesini, damgalanmasını veya imzalanması kapsar. Bu süreçlerin birçoğu son dönemde dijital olarak kolayca yürütülmeye başlandı.

Dijital ortamda yürütülen onay süreçlerinde yetki tanımlaması büyük bir öneme sahiptir. Farklı seviyelerdeki onay süreçlerinin doğru kurgulanması otomatize edilen onay süreçleri için oldukça hassastır. Departmanlarda iş akış haritalarını oluşturmak, onay süreçlerini belirlemek ve tüm bu adımlarla ilgili yetkilendirmeleri düzenlemek çok kritiktir.

Dijital onay sistemi ile evrakların ıslak imzayla imzalanması, saklanması ve istendiği zaman araştırılıp bulunması gibi zorluklar ve bunlarla ilgili maliyetler ortadan kaldırılabiliyor.

Dijital belgeler daha kalıcı ve taşınabilirdir. Bu nedenle, iş akışı uygulamalarının bir parçası olan dijital formları veya belgeleri onaylamak, damgalamak ve e-imza ile imzalamak çok daha kullanışlı olmaktadır. Dijital onay sistemleri ile kağıt sarfiyatının önüne geçerek doğayı korurken, işlemlerin ve prosedürlerin birkaç adımda kolayca halledilmesi sağlanabilmektedir.

Sayfalarca kağıt imzalamak veya onay vermek için ofise gitmek yerine birkaç tıkla evraklara onay verebilir ve zamandan tasarruf edilebilir.

Şirketlerin içine en çok nüfuz eden yazılımların başında ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemleri gelmektedir. ERP sistemleri şirket içinde tüm departmanlar tarafından uçtan uca kullanılmaktadır. Zaman içinde şirketler kullandıkları ERP yazılımlarında onay mekanizmasının bulunmaması üzerine onay mekanizmalarını dahil edebilmek için iş süreçleri yönetimi (BPM) yazılımlarına yönelmeyi tercih etmişlerdi. Hatta bazı durumlarda bu eksiklikten dolayı, onay süreçlerinin yoğun olarak yer aldığı satış ve insan kaynakları gibi departmanların kullandığı ERP modüllerinde ön yüz olarak da BPM yazılımlarının ekranları tercih edilmeye başlanmıştı.

BPM yazılımlarına yönelik taleplerinin artışı ile ERP üreticileri onay mekanizmalarını bünyelerine katmaya ve kendi geliştirdikleri veya satın aldıkları BPM yazılımlarını da iş uygulamaları ürün ailelerine dahil etmeye yöneldiler. Son zamanlarda e-imza yeteneklerinin de bu sistemlere kazandırılmasıyla çalışanların bu tarz işlerini bütünüyle uzaktan yürütme imkânı doğmuştur.