Başarılı Web Konferans için Öneriler

Başarılı Web Konferans için Öneriler

Pandemi süreci ile birlikte Web konferans, modern iş dünyasının önemli bir bileşeni haline geldi. Hem ekiplerin uzaktan işlerini yürütmelerine oldukça yardımcı oluyor, hem de genel katılıma açık toplantı düzenlenmesine olanak tanıyor. Artık evinizde oturduğunuz yerden ekibinize, müşterilerinize ve iş ortaklarınıza ulaşabiliyorsunuz.

Tabi durum böyle olunca da toplantıların verimi ve kalitesi daha önemli hale gelme başladı. Şirketler de web konferansların verim ve kalitesine ilişkin standartlarını oluşturmaya başladılar. Web konferansların başarılı ve verimli olmasını sağlamanın en iyi yollarından biri, katılımcılarla toplantı düzenini ve temel iletişim kurallarını önceden paylaşmaktır. Düzenle ve iletişim ile ilgili kurallar, toplantının hedefi ve gündemi kadar önemlidir.

Daha başarılı toplantılar yapmak için kullanabileceğiniz toplantı düzeni ile ilgili öneriler ve bazı temel kural örneklerini aşağıda bulabilirsiniz.

Bu bilgiler ekibinize zaman kazandıracağı gibi verimli bir toplantı geçirmenize de yardımcı olacaktır. Aynı zamanda doğabilecek sorun ve sıkıntıları da en aza indirebilmek için önemli detaylar içermektedir.

Zamanında katılın. Toplantıya geç gelirseniz, lütfen görüşmeyi kesmeyin. Web konferanslar da her şey görünür haldedir. Sessiz kalın ve mümkün olduğunca gündemi yakalamaya çalışın. Zamanında toplantıda olmak bir toplantı standart olmalıdır.

Herkes Katılımcı Olmalı. Toplantıda herkesin fikirlerini paylaşması, soru sorması ve tartışmalara katkıda bulunması toplantının daha verimli geçmesini sağlar. Siz de bakış açınızı paylaşmalısınız. Sessizlik Anlaşma Anlamına gelir. Sessiz kalırsanız, bu hemfikir olduğunuz anlamına gelecektir.

Başka İş Yapmayın. Bir konferans görüşmesinde dikkatinizin dağılması oldukça kolaydır. Web konferanslar sırasında telefonunuzu kontrol etmeyin veya sunumunuzun üzerinde çalışmayın çünkü bu şekilde diğer katılımcılara karşı ''umursamaz'' bir görüntü sergileyebilirsiniz.

Konuşmadığınızda Mikrofonunuzu Kapatın. Arka plan gürültüsü, toplantıdakilerin konuşmaları duymasını engelleyebilir. Evcil hayvanlar, televizyon, çocuklar vb. uzakta, sessiz bir yer seçmeniz uygun olur. Söz hakkı sizde olmadığı anlarda mikrofonunu sessize almanız en doğrusu olacaktır. Çünkü; mikrofonda öksürük, hapşırma ve klavyede yazma sesi vb gibi arka plan sesleri rahatlıkla duyulabilir. Bu sesler, diğer video konferans katılımcılarının dikkatini kolayca dağıtabilir.

Kendinizi Tanıtın. Görüntülü bir toplantı değilse konuşmaya başlamadan önce, kimin konuştuğunun bilinmesi için öncelikle adınızı belirtin. Herkes sesinizi tanıyamayabilir.

Hitabet ve Kelime Seçiminize Dikkat Edin. Genel katılma açık yayınların her türlü etnik, din ve yaş grubunun da izleyebileceği göz önünde bulundurulmalıdır. Aynı zamanda kelime seçimine azami şekilde dikkat edilmesi görüntülü görüşme etik kurallarının en önemli kurallarındandır.

Sunum Yaparken. Sunum yaparken katılımcıların slaytları okuması için yeterli zaman tanıyın ve çok hızlı ilerlemeyin. Bilgisayarınızda çalışan ve mesaj veren uygulamaları sunuma başlamadan önce mutlaka kapatın.

Aynı Anda Konuşmayın. Birden fazla katılımcı varsa, insanlar aynı anda konuşma eğilimi gösterebilirler. Bu da konuşmaların anlaşılmasını son derece zorlaştırır. Konunun bütünüyle takip edilebilmesi için birer birer konuşmaya çalışın. Soru soracağınız zaman, soruyu soracağınız kişinin ismini belirttikten sonra sorunuzu sorun. Herkese, genele veya ortaya soru sormamaya çalışın. Gündeme Sadık Kalın. Lütfen odaklanmaya çalışın. Her toplantının belirli bir amacı vardır. Buna bağlı kalmaya özen gösterin.

Kameraya Bakmaya Özen Gösterin Konuşurken sık yapılan bir hata da kamera yerine video akışına bakmaktır. Video akışını izlemek toplantıya dikkat etmediğiniz algısını yaratabilir ve bu hareketiniz karşı tarafa daha az profesyonel görünmenize de yol açabilir. Bu yüzden kameraya bakmaya özen gösterin.

Açıklama İsteyin. Anlamadığınız bir şey varsa, lütfen açıklama isteyin. Sorunu veya çözümü anlamadıysanız, muhtemelen anlamayan başkaları da vardır.

Soruna Odaklanın, Kişilere Değil. Diğer insanların bakış açılarını duymaya açık olun. Suçlamak bizi çözümden uzaklaştıracaktır. En iyi sonuçları elde etmek için yapıcı olan tartışmaları tercih etmelisiniz.

Yiyecek ve İçecek Tüketilmemelidir. Online toplantıya katılan kişi, görüntülü görüşme yapıyor olsa da olmasa da toplantıdayken nezaket ve etik kuralları çerçevesinde içecek ve yiyecek tüketmemelidir.

Toplantıların başlarında katılımcılara, toplantı düzenini ve yukarıdaki gibi temel kuralları sık sık hatırlatmalısınız. Aksi halde bunları daha sonra uygulamanız zorlaşacaktır.

Tüm bu kurallar ve kontrollerinize rağmen, toplantı sırasında gürültü olursa, mikrofonundan gürültü gelen katılımcıların mikrofonlarını siz kapatmalısınız. Ses ve görüntü kalitesi bozulursa, konuşan kişi veya kişiler dışındaki katılımcıların görüntülerini kapatmalısınız. Halen kalite düzelmezse, son seçenek olarak tüm katılımcıların görüntülerini de kapatabilirsiniz.

Genel toplantı düzeni dışında kişisel hazırlığınız için de toplantı başlamadan önce aşağıdaki maddelere dikkat edebilirsiniz.

Web Konferans Aracını Önceden Deneyin. İnternet hızınızı test ettikten sonra eğer toplantının yapılacağı görüşme aracını (tool) ilk kez kullanıyorsanız, toplantı saatinden birkaç dakika önce girip sesi açma, görüntüyü kapatma, dosya ya da ekran paylaşma gibi detaylarını da keşfetmeniz kaliteli bir görüşme açısından doğru adımlar olacaktır.

Kameranızı Doğru Bir Şekilde Konumlandırın. Kameranızı sizi daha rahat hissettirecek ve bakmanıza olanak sağlayacak bir şekilde yerleştirmelisiniz. Görüşmeye başlamadan önce kameranızı kendinizi orta kısımda gösterecek şekilde konumlandırmaya çalışın. Ayrıca kamerayı fazla yükseğe yerleştirmek veya çok alçakta tutmak düzensiz ve bozuk görüntü açılarına neden olabilir.

Video Konferansa Katıldığınız Yer Aydınlık ve Düzenli Olmalı. Kötü aydınlatma koşullarının, görüntü kaliteniz üzerinde çok büyük bir etkisi vardır. İçinde bulunduğunuz odada yeterli ışığın ve arka planın derli toplu olmasına dikkat etmelisiniz.

Hazırlıklı olun. Toplantı başlamadan önce toplantı gündemini ve ilgili belgeleri mutlaka inceleyin. Konuları tartışmaya ve çözümler sunmaya hazırlıklı olun.

Uygun Giysiler Tercih Edin. Günlük kıyafetimiz ile çalışmak daha cazip ve rahat gelse de, katıldığınız video konferanslara profesyonel kıyafetler giymek daha uygun olacaktır. Bunun için ofiste giydiğiniz bir t-shirt veya gömleği tercih edebilirsiniz.

İyi Toplantılar Dilerim.